Система автоматизации бизнес-процессов и документооборота предприятия

Как сократить расходы? Типовыми факторами, создающими условия для непродуктивных затрат, являются:

• отсутствие систем для автоматизирования делопроизводства, а как следствие - должного контроля, исполнительской дисциплины, срыв сроков выполнения заданий, проектов;
  
• «непрозрачность» происходящего в компании – движения информационных потоков, хода исполнения решений, отсутствие аналитики;
  
• отсутствие инструментов для коллективной работы и управления знаниями;
  
• излишние траты времени на согласование документов, пересылку писем, поиск информации, обработку данных.

Автоматизация бизнеса – путь к эффективности

Оптимизацию  можно начать с «оцифровки» процессов и внедрения системы  управления документооборотом и контентом (СЭД/ECM).

Оптимизация бизнес-процессов в EOS for SharePoint

Система EOS for SharePoint - продукт, созданный ЭОС на базе платформы Microsoft SharePoint для автоматизации документооборота и решения управленческих задач. Предназначен для автоматизации бизнеса, построения единого информационного пространства компании.

К типовым задачам, для автоматизации которых предназначен EOS for SharePoint, относятся:

• Подготовка
  
• Согласование проектов документов;
  
• Рассмотрение, исполнение документов;
  
• Выдача и исполнение поручений.

EOS for SharePoint содержит шаблон рабочего процесса (workflow), на базе которого можно легко настроить любой сложный рабочий процесс подготовки или согласования документа. В дополнение к стандартным функциям SharePoint данное решение предоставляет пользователю широкие возможности:

• Автоматизация делопроизводства на всех этапах «жизненного цикла» документа;
  
• Регистрация документов – создание карточки документа,прикрепление файлов, заполнение основных реквизитов, а также автоматическое присвоение документу регистрационного номера, прав доступа;
  
• Совместная работа с проектами документов – автоматизация совместной подготовки, рецензирования, заверения, согласования, утверждения проектов в электронном виде;
  
• Работа с поручениями – создание поручений, отслеживание хода их исполнения; при этом для каждого исполнителя автоматически создаются индивидуальные задачи по поручениям;
  
• Организация делопроизводства и коллективной работы в крупных холдинговых компаниях с территориально удаленными подразделениями;
  
• Полнотекстовый и атрибутивный поиск любой информации, содержащейся в системе (файлы различного формата, карточки документов, поручения, другие информационные ресурсы).

Использование EOS for SharePoint совместно с Microsoft SharePoint позволяет существенно повысить эффективность работы сотрудников организации с документами и неструктурированной информацией.

• Создания единого пространства взаимодействия сотрудников, вовлечения их в бизнес-процессы и обеспечения единого порядка работы с документацией, исполнения поручений;
• Создания централизованного хранилища документов, неструктурированных информационных ресурсов и организации общего доступа пользователей к хранящимся в системе данным;
• Использования эффективных механизмов поиска информации;
• Интеграции с клиентскими приложениями для создания документов, работы с электронной почтой;
• Автоматизации делопроизводства (обработки входящих, исходящих, внутренних документов);
• Автоматизирование контроля исполнения документации, поручений;
• Обеспечения защиты хранящейся в системе информации от несанкционированного доступа;
• Использования удаленного и мобильного доступа к данным системы;
• Возможностей интеграции данных, обрабатываемых в других приложениях.