Корпоративный документооборот. Защита информации: ЭП и шифрование

Электронная подпись является необходимым условием для полноценной реализации защищенного электронного документооборота. Она представляет собой аналог традиционного заверения бумажного экземпляра при помощи подписи и печати. Помимо этого, ЭП позволяет подтвердить личность автора или отправителя корреспонденции, а также гарантирует, что в документ после его подписания не были внесены изменения.

Возможности применения ЭП и шифрования данных обеспечиваются благодаря интегрированным в систему «ДЕЛО» сертифицированным средствам криптографической защиты информации – КриптоПро CSP, СигналКом CSP, Верба OW, Домен-К, Авест, Генкей, решения Microsoft.

Применение электронной подписи:

Регистрируя входящую корреспонденцию, сотрудник может подписывать прикрепляемый к карточке файл, удостоверяя его подлинность. При работе с проектами, исходящей и внутренней документацией организации ЭП может применяться при согласовании, визировании, утверждении, регистрации, отправке документа адресату.
Система предоставляет возможность подписывать файлы, хранящиеся в базе данных и отправляемые по e-mail. При необходимости документ может быть подписан несколькими сотрудниками, что очень удобно для автоматизации процедур согласования и утверждения. Если система «ДЕЛО» установлена у всех участников обмена информацией, пользователи получают возможность распространять подписанные электронные документы по всей территориально-распределенной организации.
Любой сотрудник, имеющий доступ к документу, получает достоверную информацию о подписях и подписавших лицах, а также может проверить подлинность каждой подписи «одним нажатием кнопки».

Технология применения электронной подписи:

Для каждого пользователя, обладающего правом подписи, формируется ключ, состоящий из двух частей:

Секретный ключ – используется для подписания документов и для дешифрации сообщений, отправляемых пользователем по почте. Он записывается на носитель информации, передаваемый лично пользователю (также он может быть дополнительно защищен паролем на случай потери носителя). Подписание происходит путем ввода носителя в считывающее устройство компьютера и нажатия кнопки «Подписать».
Открытый ключ – используется для проверки подлинности ЭП. Проверка производится на основании сертификата открытого ключа.

Подробнее о том, что надо знать для применения Электронной подписи и шифрования

Использование технологии ЭП позволяет применить один из двух возможных подходов к организации защищенного документооборота, которым соответствуют два варианта поставки опции «Электронная подпись и шифрование»:

1 вариант: «корпоративный электронный документооборот»;

2 вариант: «юридически значимый электронный документооборот».

Организация корпоративного ЭДО

Корпоративный ЭДО трудно представить без электронной подписи. Она может быть использована для подписания документов в рамках внутрикорпоративных или межкорпоративных соглашений по ее использованию.

В этом случае документы, подписанные ЭП, могут иметь хождение внутри одной организации, а также может быть организован обмен с территориально удаленными подразделениями, филиалами, дочерними компаниями. Возможна реализация обмена между различными организациями в рамках двухсторонних или многосторонних соглашений.

Данный подход не решает вопросов обеспечения юридической значимости ЭДО, но позволяет существенно сократить затраты временных и человеческих ресурсов.

Криптографический комплекс «Корпоративный документооборот» включает: СКЗИ КриптоПро CSP 3.9 или Сигнал-Ком 3.х , система«ДЕЛО», начиная с версии 8.8.0 (для системы «ДЕЛО» версии 8.6.0 — СКЗИ КриптоПро CSP 2.0).

Организация юридически значимого ЭДО

Данный подход является более полным решением и позволяет придать юридическую значимость создаваемым в системе «ДЕЛО» документам благодаря обеспечению ряда условий (установленных законодательно):

удостоверение точного времени создания с помощью штампов времени;
получение в реальном времени информации о статусе сертификатов электронных подписей (всей цепочки сертификатов – от личного до сертификата головного удостоверяющего центра);
поддержка усовершенствованного формата подписи «КриптоПро ЭЦП», обеспечивающего возможность длительного хранения документов в цифровом виде с ЭП (до 30 лет).

Документооборот с использованием такой ЭП приобретает полную юридическую силу в рамках российского законодательства, что дает ряд существенных преимуществ, например:

электронные документы, подписанные ЭП, имеют одинаковую юридическую силу с бумажными;
они принимаются в ходе судебных разбирательств;
ЭП может использоваться для подписания первичных бухгалтерских документов для налоговых органов и других ведомств.

Это решение создает предпосылки для реального перехода к безбумажным технологиям.

Кроме того, организация корпоративного и юридически значимого ЭДО требует создания регламентов использования ЭП в рамках организации. Более подробная информация находится в руководстве по опции «Электронная подпись и шифрование».

Опция «Юридически значимый документооборот» включает:СКЗИ КриптоПро CSP 3.9 или СигналКом 3.х «КАРМА»,система «ДЕЛО», начиная с версии 8.8.0.

Шифрование документов, передаваемых по электронной почте

Средства криптографической защиты информации, входящие в состав данной опции, также обеспечивают надежное шифрование данных.

Шифрование сообщений, передаваемых по открытым каналам, позволяет гарантированно защитить конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа – прочтения, искажения либо подмены.

Возможность защищенного обмена документами по внешним каналам связи является актуальной для территориально распределенных организаций, т.е. имеющих сеть филиалов или дочерние организации. Гарантию конфиденциальности передаваемых сведений часто требует также переписка с клиентами или партнерами.