Опция «Оповещения и уведомления»

Подсистема предназначена для автоматической рассылки уведомлений и оповещений о различных событиях системы «ДЕЛО» в электронную почту пользователей.

Термины подсистемы:

• Оповещение – это информирование пользователей о совершенных операциях в системе

• Уведомление – информирование пользователей о приближении сроков исполнения определенных операций в системе.

События и получатели оповещений

Информирование организуется для всех пользователей системы «ДЕЛО», имеющих права на выполнение соответствующих действий за должностных лиц. Например, если рассылка, в соответствии с настройками, должна производиться исполнителям поручения, то сообщения будут отправлены тем пользователям, которые имеют право на его выполнение за обозначенное в качестве исполнителя должностное лицо.

Опция обеспечивает рассылку оповещений при следующих событиях:

• Пересылка регистрационной карточки (РК). Получателями являются все адресаты пересылки. Если пересылка осуществляется в подразделение, оповещение направляется его начальнику.

• Отправка документа внутреннему адресату. Получатели – все внутренние адресаты, для которых проставлена отметка об отправке. Если пересылка осуществляется в подразделение, сообщение направляется его начальнику.

• Ввод поручения. Оповещается автор резолюции, контролер, исполнители. Настройки подсистемы обеспечивают возможность включения/отключения отправки автору резолюции, контролеру, исполнителям (ответственному или всем).

• Редактирование поручения. Получатели – автор резолюции, контролер, исполнители. Настройки подсистемы позволяют указать, об изменениях каких реквизитов следует оповещать: № пункта, автора резолюции, содержания поручения, категории, исполнителей, контрольности, контролере, фактической даты исполнения.

• Ввод отчета об исполнении поручения (появление/изменение значения в поле Дата отчета). Оповещается автор резолюции, контролер, ответственные исполнители. В настройках обеспечена возможность подключения/отключения отправки оповещений автору резолюции, контролеру, ответственным исполнителям.

• Направление РК проекта документа (РКПД) на визирование. Получатель – должностное лицо, которому был направлен на визирование данный проект документа.

• Направление РКПД на подпись. Получатель – должностное лицо, которому был направлен на подпись данный проект.

События и получатели уведомлений

Опция обеспечивает уведомление пользователей системы «ДЕЛО» о приближении сроков выполнения ими действий по следующим событиям:

• Исполнение поручения. Получатели – исполнители поручения. Сроком выполнения указанной операции считается значение реквизита Плановая дата.

• Контроль поручения. Уведомляется контролер поручения. Сроком выполнения указанной операции считается значение реквизита Плановая дата.

• Визирование документа. Получатели – должностные лица из числа визирующих документ, у которых указана дата направления на визирование и не указана дата визирования. Срок выполнения указанной операции вычисляется по формуле: дата и время направления на визирование + срок, нужный для визирования.

• Подписание документа. Уведомляются должностные лица из числа подписывающих документ, у которых указана дата направления на подпись и не указана дата подписания. Срок исполнения указанной операции вычисляется по формуле: дата и время направления на подписание + срок, нужный для подписания.

Уведомления направляются пользователям системы до тех пор, пока не истечет плановый срок исполнения операции либо не произойдет фактическое исполнение операции.

Периодичность отправки определяется в настройках параметров подсистемы.

По истечении планового срока, выделенного для выполнения операции, уведомления пользователю направляются ежедневно, вплоть до фактического исполнения операции Производственный календарь.

Периодичность рассылки уведомлений

Периодичность рассылки по каждому из событий может быть задана отдельно. Поддерживается возможность задавать периодичность рассылки с указанием, в какие именно дни следует направлять первое, второе и последующие уведомления.

Т.к. опция «Оповещения и уведомления» интегрирована с «ДЕЛО-Web» (в рассылаемых подсистемой сообщениях размещаются ссылки на регистрационные карточки для открытия через «ДЕЛО-Web»), то необходимо при покупке данной опции приобретать серверную часть «ДЕЛО-Web».