Опция «Интеграция ДЕЛО - 1С»

Опция представляет собой интеграцию систем–лидеров на соответствующих рынках – системы электронного документооборота «ДЕЛО» и автоматизированной системы бухгалтерского учета 1С. Она позволяет упорядочить работу с финансовыми документами.

Актуальность

• С финансовыми документами работают не только бухгалтера, но и другие сотрудники.

• Трудности с обеспечением сохранности оригиналов бухгалтерских документов.

• Большое количество бумажных ксерокопий, трудности с контролем, хранением и поиском.

• Сложности сбора оригиналов документов в определенные сроки.

• Сложности с архивным хранением и уничтожением.

• Значительные временные затраты на поиск документов.

Преимущества

Для руководства:

• Организация надежного хранилища оригиналов документов.

• Повышение полноты и сокращение сроков сбора документов.

• Снижение затрат рабочего времени сотрудников на поиск и доступ к документам. Сокращение издержек на копирование документов.

• Повышение производительности труда сотрудников за счет получения доступа к интересующей информации из привычного интерфейса программы автоматизации.

Для бухгалтеров:

• Контроль наличия оригиналов документов (договоры, счета, накладные, акты, счета-фактуры и др.).

• Контроль сроков получения оригиналов документов.

• Организация надежного хранилища оригиналов документов.

• Организация быстрого способа поиска и доступа к электронным образам документов.

• Экономия рабочего времени, затрачиваемого на предоставление другим сотрудникам оригиналов документов или данных этих документов. Сотрудники получают доступ к электронным образам документов.

• Автоматизация процесса подготовки документов для уничтожения или передачи в архив.

• Работа с образами документов в привычном интерфейсе без снижения производительности системы.

Для сотрудников, работающих с документами, подтверждающими хозяйственную деятельность организации, таких как юристы, финансисты, сотрудники договорных отделов, отделов продаж, руководители проектов:

• Получение доступа к электронным образам документов.

• Получение доступа к некоторым данным первичных бухгалтерских документов, доступ к которым может быть ограничен, например, банковская выписка.

• Отсутствие необходимости делать копии документов или просить у других сотрудников их оригиналы (запрашивать некоторые данные из этих документов).

Для программиста:

• Отлаженные под особенности платформы 1С: Предприятие Сом-объекты.

• Готовые фрагменты программного кода.

• Уменьшение времени на освоение предметной области.

Работа с договорами

• Предполагается, что договор подготовлен в текстовом редакторе.

• В системе «ДЕЛО» создается регистрационная карточка проекта договора (РКПД), он согласовывается и подписывается в электронном виде. На основании проекта в «ДЕЛО» формируется регистрационная карточка (РК) документа договор.

• Посредством API устанавливается связать между РК СЭД «ДЕЛО» и 1С.

• Подписанный оригинал договора сканируется, и электронный образ прикрепляется к РК виде файла. Оригинал отправляется на хранение.

• Автоматически в 1С сообщается о приходе подписанного договора. В 1С, по нажатию кнопки, можно будет ознакомиться с текстом договора (просмотреть прикрепленные файлы), увидеть другую информацию из РК о договоре.

Работа с первичными бухгалтерскими документами на примере документа «Расходная накладная»

• При работе с первичными бухгалтерскими документами документ создается в 1С. Из 1С документ автоматически регистрируется в «ДЕЛО» в виде проекта документа (создается РКПД и заполняются автоматически некоторые реквизиты). Дальнейшие действия зависят от варианта документооборота, в котором будет участвовать данный документ.

• Бумажный документооборот:

  • При печати документа в 1С формируется штрих-код на основании данных из системы «ДЕЛО» и надпечатывается на документе.

  • После получения подписанного с обеих сторон документа бумажный оригинал сканируется и отправляется на хранение.

  • Сразу после сканирования автоматически из РКПД формируется РК, к которой автоматически прикрепляется электронный образ документа.

  • В 1С сообщается о приходе подписанного документа для осуществления контроля поступления оригиналов документов. В 1С можно будет ознакомиться с оригиналами документов (просмотреть прикрепленные файлы).

• Юридически значимый электронный документооборот:

  • В документе 1С определяется маршрут для согласования документа в электронном виде.

  • При печати документа в 1С формируется файл печатной формы документа в формате Excel и прикрепляется к РКПД.

  • Автоматически формируются в системе «ДЕЛО» поручения для подписания документа в электронном виде. Сотрудники подписывают файл документа электронной подписью в СЭД «ДЕЛО». После подписания всеми автоматически из РКПД формируется РК.

  • В 1С определяется факт проставления всех подписей под документом и сигнализируется пользователю. Бухгалтер проверяет в 1С валидность всех подписей и проводит документ. В 1С, по нажатию кнопки, можно будет ознакомиться с оригиналами документов (просмотреть прикрепленные файлы).