СЭД «ДЕЛО» позволяет структурировать и упростить стандартные процессы совместной работы над документами.
Благодаря внедрению СЭД «ДЕЛО» становится возможным в рамках единого информационного пространства компании структурировать и упростить стандартные процессы совместной работы над документами, такие как подготовка и согласование проектов, создание новых версий документа, ознакомление с документами, рассмотрение и выдача поручений, контроль их исполнения.
Таким образом, СЭД «ДЕЛО» становится основным инструментом эффективного взаимодействия сотрудников различных подразделений, в том числе территориально распределенных. Web-доступ и мобильные приложения позволяют сотрудникам быть непривязанными к рабочему месту в офисе и решать любые вопросы удаленно.
Одной из важнейших функциональных задач системы является защита информации от несанкционированного доступа и конфиденциальность документов, хранящихся в СЭД. Система позволяет гибко настраивать доступ сотрудников ко всем зарегистрированным документам точно в соответствии с их должностными обязанностями и полномочиями (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа и т.д.). Помимо картотечного принципа доступа к регистрационным карточкам и документам, реализована возможность ограничить доступ к РК только фигурантами данной карточки (автор, исполнитель поручений, контролер поручений, адресат или получатель РК). Такой принцип доступа называется персонифицированным.
Возможность протоколирования всех действий пользователей в СЭД позволяет быстро восстановить историю работы с документом и его изменений. Это важно при проведении внутренних проверок и для восстановления хронологии событий. Система протоколирования также учитывает (в случае наличия у одного пользователя прав работы за другого) от своего ли имени были сделаны те или иные изменения или от имени обладателя права работы за пользователя.
Для регистрации документа в системе пользователь выбирает необходимую группу документов (входящие, исходящие, внутренние, договоры, обращения граждан и др.), на основании которой образуется регистрационно-контрольная карточка (РК).
РК содержит полный набор реквизитов необходимый для регистрации документов. Реквизиты сгруппированы по блокам или вкладкам (при работе через Web-доступ). В зависимости от настроек, часть реквизитов может заполняться автоматически а также быть обязательной для заполнения. Без заполненных обязательных реквизитов система не позволит сохранить изменения в РК.
Пример: При регистрации РК присваивается уникальный номер и набор реквизитов в соответствии с принятыми в компании стандартами, либо на основании заданных шаблонов.
В зависимости от специфики компании в регистрационную карту могут быть добавлены дополнительные реквизитные поля, содержащие необходимую дополнительную информацию по документу, к карточке могут быть прикреплены электронные файлы документов, любого объема и формата.
При регистрации документов в системе предусмотрены средства предотвращения повторной регистрации, возможность автоматизированной и ручной связки с ранее зарегистрированными документами, что позволяет облегчить поиск документов по конкретной тематике, запросу.
Электронная подпись (ЭП) – необходимое условие для полноценной реализации защищенного электронного документооборота. Она позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность документа в электронном виде после его подписания.
В СЭД «ДЕЛО» ЭП может применяться при согласовании, визировании и подписании документов. С помощью ЭП можно подписать любую версию электронного документа, фиксируя и сохраняя информацию о том, кто и когда поставил подпись.
Средства криптографической защиты информации, входящие в состав системы, обеспечивают надежное шифрование данных. Шифрование сообщений, передаваемых по открытым каналам, позволяет гарантированно защитить конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа (прочтения, искажения либо подмены).
Решение позволяет придать юридическую значимость создаваемым в системе «ДЕЛО» электронным документам благодаря обеспечению ряда условий (установленных законодательно).
Опция «Поточное сканирование» - предназначена для быстрого перевода в электронный вид большого объема бумажных документов, с возможностью распознавания отсканированного документа и его сохранение в текстовом виде. Эффективная организация поточного сканирования позволяет значительно сократить время массового перевода бумажных документов в электронный вид.
Современные технологии почтовой пересылки предусматривают возможность отслеживать отправления с помощью уникального идентификатора. Благодаря использованию этого уникального идентификатора, единой системы учета и контроля, существует возможность мониторинга почтового отправления через Интернет.
Опция «Партионная почта» СЭД «ДЕЛО» позволяет автоматизировать присвоение 14-символьного почтового-кода идентификатора почтовым отправлениям. А также автоматизирует формирование необходимой печатной и электронной документации на партионную почту.
Для улучшения взаимодействия между сотрудниками в ходе бизнес-процессов и повышения эффективности работы организации в системе «ДЕЛО» реализована опция «Управление процессами», позволяющая создавать маршруты движения при работе с документами.
Пример: В системе создается определенный маршрут движения документов в зависимости от их группы/вида или необходимых действий по данному документу (согласование/визирование, ознакомление и т.д.). Маршруты могут быть как произвольными, так и строго регламентированными на основании принятых правил.
В состав опции «Управление процессами» входит библиотека стандартных операций, позволяющих автоматически выполнять практически любые действия над объектами системы «ДЕЛО», и стандартные процессы согласования.
Наличие стандартных процессов позволит пользователям начать работу с подсистемой сразу после установки и минимального конфигурирования. Если стандартные процессы не будут удовлетворять нужды организации, клиент самостоятельно (или с привлечением специалистов ЭОС) может реализовать произвольный процесс.
В СЭД «ДЕЛО» предусмотрена возможность автоматизация процедур подготовки проекта документа.
Любой управленческий документ (письмо, приказ, договор и т.д.) до его подписания и регистрации проходит стадию проекта. В СЭД «ДЕЛО» предусмотрена возможность автоматизация процедур подготовки проекта документа.
Система поддерживает полный цикл работы с проектами: создание, редактирование с сохранением предыдущих версий, согласование (визирование) и утверждение, регистрация документа, созданного на основе проекта.
Чтобы запустить проект документа на согласование, в системе должна быть создана регистрационная карточка особого типа – РК проекта документа (РКПД). К ней и прикрепляется файл проекта документа. При согласовании документа у пользователя есть возможность выбрать последовательное или параллельное согласование и откорректировать маршрут движения между согласующими. В процессе согласования файл проекта документа может редактироваться, в него могут быть внесены корректировки, замечания. Редактирование может осуществляться путем исправления текущей версии, прикрепления к карточке файла с замечаниями, а также путем создания новой версии проекта документа. Система поддерживает работу с неограниченным количеством версий, что позволяет удобно организовать коллективную работу с проектом, эффективно отслеживать и упорядочивать создание различных его вариантов и, при необходимости, на любой стадии процесса согласования вернуться к предыдущей редакции.
Система обеспечивает работу с разными видами поручений и позволяет контролировать сроки их исполнения. СЭД поддерживает работу с любым количеством поручений по документу, каждое из которых имеет своих фигурантов (авторов, контролеров и исполнителей). В системе предусмотрена автоматическая рассылка уведомлений и оповещений в электронную почту пользователей о различных событиях системы «ДЕЛО».
Таким образом, всем заинтересованным должностным лицам предоставляются эффективные инструменты для удобства контроля и исполнения документов.
Формирование поручений с указанием срока, инициатора и исполнителей;
Использование шаблонов поручений;
Групповой ввод поручений к однотипным документам;
Формирование многоуровневых (иерархических) поручений;
Направление поручений исполнителям;
Утверждение (подписание) поручений, в том числе с использованием электронной подписи;
Создание отчета об исполнении поручений.
Для контрольных документов, по которым введено поручение, автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения.
В системе предусмотрен контроль движения и исполнения документов, печать сводок, справок, списков и журналов исполнения поручений и движения документов.
Практически в любой организации параллельно функционирует несколько информационных систем, в зависимости от их специфики обеспечивающих выполнение разных задач и групп бизнес-процессов. Многие документы, образующиеся в процессе деятельности компании либо поступающие от контрагентов, циркулируют сразу в нескольких IT-системах. В таких случаях возникает необходимость в организации оперативного обмена информацией и документами между различными информационными системами. Наличие открытого API-интерфейса обеспечивает возможность интеграции системы «ДЕЛО» с любыми информационными системами заказчика.
Пример: Интеграция системы электронного документооборота «ДЕЛО» и автоматизированной системы бухгалтерского учета 1С, позволяет упорядочить работу с финансовыми документами, автоматизировать процесс работы с договорами и сопроводительными документами, осуществлять контроль сумм и сроков действия ответственных лиц по договорам.
В СЭД «ДЕЛО» предусмотрено автоматическое визуальное и звуковое оповещение пользователя о наступлении событий, связанных с определенными объектами системы (поручениями, регистрационными карточками документов, проектов документов, в которых данный пользователь является фигурантом). В зависимости от настроек рассылка оповещений может осуществляться при поступлении новых или непрочитанных записей, а также по документам и поручениям, находящимся у пользователя на исполнении (если срок их исполнения истек или истечет через заданное время) и при других событиях.
По истечении планового срока, выделенного для исполнения операции, уведомления пользователю направляются ежедневно, вплоть до фактического исполнения операции. Периодичность рассылки уведомлений по каждому из событий может быть задана отдельно. Обеспечена возможность задавать периодичность рассылки с указанием, в какие именно дни следует направлять первое, второе и т.д. уведомления.
В системе существуют встроенные инструменты для получения формализованных отчетов, предоставляющих полную информацию о ходе работы с документами (в дополнение к стандартному поисковому механизму).
Эта функция позволяет мгновенно получать интересующие руководство статистические данные по документообороту в соответствии с заданными параметрами. Система автоматически обрабатывает данные и представляет их в виде готового документа в формате Word с возможностью вывода на печать средствами текстового редактора.
Пользователям доступно получение следующих отчетных форм:
Сведения о документообороте;
Сводка об исполнении;
Справка-напоминание об исполнении документов и поручений;
Сведения о документообороте по корреспондентам и гражданам;
Сведения о работе должностных лиц/подразделений с документами;
Сведения о работе пользователей;
Сведения о результатах отправки документов.
Возможность гибкой настройки параметров для каждого отчета обеспечивает максимальную точность и качество результатов поиска и удобство работы с системой.
Наличие открытого API в системе позволяет пользователям создавать дополнительные отчетные и печатные формы произвольной сложности.
Использование системы электронного документооборота позволяет создать единую информационную среду компании. Единство в данном случае означает как возможность оперативной работы в системе всех сотрудников, так и единую базу документов. СЭД «ДЕЛО» позволяет работать с документами оперативно, несмотря на то, что центр принятия решений и исполнителей могут разделять тысячи километров. Для России с ее расстояниями это особенно актуально.
Подсистема «ДЕЛО-WEB» – необходимое решение для предприятий с территориально распределенной структурой. Благодаря новым функциональным возможностям системы, сотрудники удаленного филиала, не имеющие возможности подключиться к локальной сети «основной компании», становятся равноправными участниками документооборота в рамках всего предприятия. Руководителям и исполнителям, лишь периодически работающим в системе документооборота, гораздо легче освоить и использовать наглядный интерфейс «ДЕЛО-WEB», лишенный избыточности, которая требуется лишь для специфических делопроизводственных операций. «ДЕЛО-WEB» позволяет оперативно принимать решения по документам, предоставляет эффективные средства контроля их исполнения и позволяет в случае необходимости быстро найти нужный документ.
«ДЕЛО-WEB» предоставляет пользователям возможность работать в системе удаленно (по каналам сети Интернет через веб-интерфейс) и оставаться полноценным участником электронного документооборота, независимо от местонахождения, с возможностью:
регистрации документов (включая автопоиск и автоматическое заполнение некоторых полей РК);
регистрации связанных документов;
прикрепление файлов к РК;
заверение и проверка электронных подписей прикрепленных к РК файлов;
вынесение резолюций по документу и контроль исполнения;
ввод отчетов об исполнении поручений;
работа в папках кабинета (просмотр поступивших в кабинет документов, настройка представления, применение фильтров, совершение ряда групповых операций над документами);
согласование (визирование) и подписание проектов документов;
поиск документов и поручений по значениям их реквизитов (включая возможности сохранения запросов и создания общих запросов);
полнотекстовый поиск документов;
использование разнообразных встроенных поисковых запросов;
разграничение прав доступа к данным и функциям.
«ДЕЛО-WEB» позволяет разграничить функционал и права доступа в зависимости от роли пользователя. Специально для этого подготовлены индивидуальные рабочие столы: АРМ Руководителя, АРМ Помощника руководителя, АРМ Специалиста.
Предназначена для интеграции «ДЕЛО-WEB» с приложениями, установленными на рабочих компьютерах пользователей. При наличии опции «Сканирование» EosDesktopService предоставляет возможность сканирования документов напрямую из «ДЕЛО-WEB». При наличии пакета FineReader, установленного на рабочем месте пользователя, EOS Desktop Service позволяет также не только сканировать, но и распознавать документы напрямую из «ДЕЛО-WEB» с помощью опции «Сканирование».
Сервер электронного взаимодействия - позволяет автоматизировать обмен документами между удаленными организациями-участниками электронного документооборота и обеспечить прозрачность обработки документов в этих организациях. СЭВ позволяет автоматически регистрировать электронные документы, поступающие из других организаций, с возможностью обмена сведениями о прохождении и исполнении документа. В новой версии СЭД «ДЕЛО» появилась возможность простой передачи файлов с поручениями и отчетами о ходе исполнения поручений между компаниями-участниками СЭВ, и организации шифрованного подключения для каналов отправки и приема сообщений СЭВ.
«Мониторинг документов» - позволяет контролировать процессы выполнения работ по документам одной или нескольких организаций в соответствии с заранее определенным календарным планом / графиком. Решение обладает возможностями контроля выполнения этапов работ, формирования уведомлений и напоминаний по исполнению этапов, позволяет организовать доступ всех участников работ к актуальной информации в режиме реального времени.
Компания ЭОС предлагает ряд решений для работы в системе с мобильных устройств (планшетов, смартфонов), которые делают электронный документооборот полноценным. Работает под ОС - iOS, Android, Windows.
Мобильные приложения компании ЭОС – это оперативный доступ для сотрудников различного уровня, от рядовых специалистов до высшего руководства, к документам и информации в любой точке мира. Мобильные приложения для работы в СЭД «ДЕЛО» и в EOS for SharePoint позволяют быстро получать необходимую информацию, представляя ее в удобном и понятном виде с учетом специфики мобильной работы с документами, соответственно дают возможность фокусироваться на проблемах, задачах, целях, принимать решения и давать поручения. Решения ЭОС для мобильной работы обладают дополнительными по сравнению со стационарными рабочими местами СЭД функциями:
Рукописный ввод и добавление аудио-комментариев;
Работа с помощником и без него;
Работа в любом месте и в любое время, в том числе и в автономном режиме;
Возможность работы решений в режимах online и offline (все решения по документам будут автоматически переданы в СЭД при восстановлении доступа к сети);
Защищенность данных, в том числе и с использованием ЭП (это несомненное преимущество СЭД «ДЕЛО» и EOS for SharePoint по сравнению с другими подобными системами).
Опция «Мобильный кабинет» позволяет работать с документами вне офиса в условиях отсутствия постоянного подключения к Сети, с ноутбука, из интернет-кафе и с помощью мобильных устройств, таких как iPad, iPhone, смартфоны, коммуникаторы, мобильные телефоны, работающие с электронной почтой, в том числе и на платформе Android.»
Модуль локального системного технолога обеспечивает возможность внесения ряда изменения на локальных пользовательских станциях без обращения к технологам, обеспечивающим администрирование СЭД «ДЕЛО». Применение «модуля локального системного технолога» наиболее востребовано в случае совместного использования централизованного сервера СЭД «ДЕЛО» множеством территориально-распределенных подразделений или независимых организаций. В этом случае, применения модуля позволяет значительно сократить время внесения необходимых изменений, не противоречащих централизованным настройкам СЭД. В частности, модуль обеспечивает изменение прав локальных пользователей по добавление новых организаций и граждан в справочники, вводу резолюций и контролю исполнения, получению отчетов и пересылке документов по электронной почте.
Кроме того, возможно внесение изменений в следующее параметры прав пользователя:
управление подпиской на оповещения;
исполнения поручений;
визирования и подписи проектов документов;
регистрации Регистрационной Карточки (при этом, выбор групп документов доступен только с учетом установленного ограничения на регистрацию в определенной картотеке);
редактирования Регистрационной Карточки и ее реквизитов (выбор групп документов доступен только с учетом установленного ограничения на регистрацию в определенной картотеке);
поиска по картотеке;
пересылки Регистрационной Карточки;
изменение отметки о списание в дело;
отметки об ознакомлении;
добавления файлов к Регистрационной Карточке;
доступ к Кабинетам.
внесению изменений в справочники Рубрикатор, Группы документов, подразделения, Номенклатура дел, Граждане, Кабинеты, Список организаций.
Система предоставляет широкие возможности для быстрого и удобного поиска любой информации, накопленной и сохраненной в базе данных. Она позволяет мгновенно находить документы, поручения и проекты документов по значению любых введённых в систему реквизитов и по их произвольному сочетанию. СЭД «ДЕЛО» позволяет определять наличие связанных документов, зарегистрированных ранее, тем самым облегчая работу пользователя по поиску документов. Также возможен полнотекстовый поиск по содержанию файлов, прикрепленных к регистрационным карточкам.
Пользователям доступно создание поисковых запросов любой сложности и их сохранение для последующего многократного использования. В одном запросе могут сочетаться различные виды поиска: на точное совпадение, по различным диапазонам значений и др.
Для удобства доступа, отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня.
Следует отметить, что возможности поиска документов для каждого пользователя определяются настроенными для него правами доступа к информации, в соответствии с его должностными обязанностями и полномочиями.
Система позволяет осуществлять поиск электронных регистрационных карточек документов с использованием ручного сканера. При осуществлении поиска по штрих-коду, достаточно вызвать окно быстрого поиска и произвести сканирование штрих-кода с бумажного оригинала документа ручным сканером.
После распознавания штрих-кода автоматически открывается регистрационная карточка документа, которой соответствует сканированный штрих-код. В случае если сканируемому штрих-коду не соответствует ни одна регистрационная карточка в системе, на экран будет выведено соответствующее сообщение.
Система предоставляет удобные средства для организации хранения как бумажных, так и электронных документов (прикрепленных к РК файлов). При работе в системе исполненные документы «списываются в дело», таким образом, формируя архивный фонд организации в соответствии с действующими нормами и стандартами. При работе с документами система «ДЕЛО» позволяет списывать документы на долговременное хранение в архив, с дальнейшим поиском документов по БД. Функция «опись дел» обеспечивает автоматизацию основных задач оперативного хранения документов:
механизм списания документа в дело с автоматическим пересчетом страниц;
просмотр перечня документов, списанных в дело;
поддержка работы с многотомными делами;
возможность открыть и закрыть дело для поступления в него новых документов.
Система обеспечивает мгновенный поиск документов по любому виду запроса, ведение единой базы данных, исключающей дублирование документов и информации.
Система «ДЕЛО» обеспечивает основные функции работы с архивом, но для более глубокой работы по ведению и учету архивных дел создана отдельная система «АРХИВНОЕ ДЕЛО». Для эффективного взаимодействия двух систем реализована возможность экспорта-импорта данных.
Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.
Акция
Переход на отечественную АИС МФЦ
Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ
Акция
«Амнистия» по техподдержке
Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015
