Управление совещаниями и заседаниями

СЭД «ДЕЛО» автоматизирует проведение совещаний на всех этапах – от формирования повестки и приглашения участников до формирования протокола и контроля исполнения решений. Автоматизация совещаний в едином контуре системы документооборота «ДЕЛО» позволяет организовать взаимодействие сотрудников как на стадии подготовки и проведения совещания, так и в процессе исполнения принятых решений.

Применение СЭД «ДЕЛО» для управления совещаниями позволяет:

Формировать повестку совещания, информировать участников;
Сопровождать проведение совещания, фиксировать мнения участников и результаты голосования по вопросам повестки;
Формировать и утверждать протокол совещания;
Обеспечивать контроль исполнения решений совещания;
Предоставлять наглядные отчеты по выполнению решений совещания и актуальным статусам исполнения

Планирование совещаний и мероприятий

Система «ДЕЛО» обеспечивает ведение персональных и групповых календарей, отображающих информацию по датам планируемых совещаний, срокам выполнения поручений и подготовки документов и другим событиям. Интерфейс календарного планирования помогает выбрать наиболее подходящее время для мероприятия, с учетом занятости предполагаемых участников, а также установить взаимосвязь планируемого события с соответствующим документом или проектом документа.

Формирование повестки и информирование участников

Участники предстоящих совещаний получают оперативный доступ к материалам планируемых мероприятий, а также, при необходимости к архивным данным предыдущих совещаний. Система предоставляет наглядный интерфейс для формирования и утверждения повестки совещания – добавления и исключения вопросов, согласования изменений, уведомления участников.

Проведение совещаний и голосование по вопросам повестки

СЭД «ДЕЛО» позволяет фиксировать результаты обсуждения очных мероприятий, а также проводить совещания в режиме удаленного участия, включая возможность голосования по вопросам повестки. Система обеспечивает оформление решений совещания с автоматическим подсчетом голосов. Предусмотрена подготовка и утверждение протокола совещания с его последующей регистрацией и предоставлением сотрудникам для ознакомления с учетом установленных прав доступа.

Контроль исполнения решений

Автоматизация совещаний в едином контуре документооборота обеспечивает применение всех существующих механизмов контроля исполнения поручений СЭД «ДЕЛО». В системе формируются и направляются на исполнение соответствующие поручения по итогам совещания. Актуальный статус исполнения поручений совещания может отображаться как в виде табличной сводки по исполнению, так и с помощью набора диаграмм.