Британский стандарт PRO

Британский национальный стандарт электронного документооборота разработан Национальным архивом Великобритании и введен в действие в 2002 году. В стандарте очень чувствуется влияние особенностей английского государственного делопроизводства, и применяется отличная от DoD 5015.2 и MoReq терминология.

Стандарт не требует обязательной сертификации, но очень рекомендуется при выборе программ для государственных организаций. Некоторые поставщики, наиболее заинтересованные в европейском рынке, собираются сертифицировать по PRO свои продукты. На март 2005 года по стандарту PRO сертифицировано только 10 программных продуктов.

Стандарт PRO состоит из трех частей. В первой части описаны функциональные требования к системе. Очень подробно изложены требования к механизму отслеживания сроков хранения и уничтожения (раздел A4), дополнительные меры предосторожности при проведении этой работы. Рассматривается порядок разрешения конфликтов в сроках хранения документов (A.4.39-A.4.43), причем учитывается иерархия, так что не обязательно будет выбран самый длительный из возможных сроков хранения.

В PRO описана более сложная система контроля доступа к документам, чем в других аналогичных стандартах (A.5.26-A.5.33).

Стандарт вводит концепцию хранителя документов, когда отдельному лицу предоставляется право полностью контролировать документ и решать его судьбу на всех этапах жизненного цикла. Без согласия хранителя никакие операции с документом невозможны (A.5.41-A.5.44).

Подобно MoReq, PRO содержит много дополнительных требований, но, в отличие от MoReq, эти требования удобно сгруппированы в модули, и допускается, по желанию, сертификация по одному или нескольким таким модулям. Имеются модули по аутентификации и шифрованию, управлению информационными материалами (document management), по управлению гибридными и физическими документами.

Во второй части в табличном виде описаны требования к обязательным метаданным (реквизитам) документа. Всего описано 17 видов метаданных, в том числе и минимальный их набор, которые необходимо сохранять в системе и после удаления документов, папок и директорий.

Третья часть стандарта содержит справочную информацию, включая список тер-минов. В ней же приводится рекомендуемое распределение полномочий и ответственности при использовании системы электронного документооборота. В PRO рассматри-вается пять категорий пользователей обычный пользователь, контролёр, сотрудник ДОУ, руководитель ДОУ и системный администратор. Схема распределения полномочий и ответственности также показывает важную роль сотрудников службы ДОУ в управлении системой, но, в отличие от аналогичной схемы в DoD 5015.2, смазано различие зон ответственности ДОУ и ИТ.